Datenschutz – Neue EU-DSGV – Tipps für Vereine

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Liebe Vereinsvorstände,

zum 25.05.18 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Damit müssen wir uns als Vereinsvorstände (leider) auch mit auseinandersetzen. Keiner muss in Panik geraten, allerdings muss jeder Verein für sich selbst eigene bestehende Datenschutz-Formulare oder -Maßnahmen überprüfen und ggfls. neu anpassen oder gar neu einrichten. Hier die für euch wichtigsten Informationen dazu:

 

  1. Alle wichtigen Infos zum EU-DS-GVO, welche die Musikvereine betreffen,
    findet ihr aufbdmv-online.de/service-center/Arbeitshilfen als pdf oder word den Datenschutz betreffend:- BDMV-Kleiner Leitfaden
    – Leitfaden ComMusic
    – Sicherheitsaspekte
    – BDO Merkblatt (Alles in Kürze – hat sich für mich persönlich als roter Faden zum Entlanghangeln sehr bewährt!)
    – Mustervorlagen Vereinssatzung und Datenschutzordnung für Vereine
    – Mustervorlage Verarbeitungstätigkeiten Verein
    – Mustervorlage Datengeheimnisverpflichtung
    – Mustervorlage Einwilligungserklärung für Funktionsträger
    – Mustervorlage VereinsbeitrittHier bleibt es allen Vereinen leider nicht erspart, eine individuelle
    Anpassung schon bestehender Formulare bzw. Neuerstellung zu leisten. Am
    besten, in einer Vorstandssitzung in euren Verein mit diesem einen TOP alle relevanten Fragen gemeinsam abklären und beschließen.

 

  1. Ihr ComMusic Programm: bestehende Version unbedingt updaten über „Hilfe“ und
    „nach updates suchen“ oder commusic.de/herunterladen.htmlAlle ComMusic-Nutzer sind von ComMusic schon per email angeschrieben
    worden, um upzudaten. Nach dem Update kann man unter „Personen“
    Dokumente als Vorlagen für die Vereinsmitglieder finden. Diese
    entsprechend angepasst sind doch eine gute Arbeitsgrundlage.

 

  1. Entsprechende Verweise bietet auch die webseite des LMV lmv-rlp.de

 

  1. Kernmaßnahmen, die ihr ergreifen müsst:

 

  • Vereinshomepage: Eure Mitglieder müssen mit der Veröffentlichung von Bildern einverstanden sein. Bei Veröffentlichung von Einzelbildern von Personen schriftlich bestätigen lassen. Das Impressum der webseite muss angepasst werden und ihr müsst eure Datenschutzerklärung online stellen.
  • Facebook / WhatsApp: Unbedingt Vereinsnamen oder – Logos sowie Bilder des Vereins aus den Gruppen / Profilbilder rausnehmen. Eure internen Gruppen (z.B. Instrumentenregister) müssen auf privater Ebene laufen, auf keinen Fall offiziell über den Verein (z.B. „Trompeten“ geht als Gruppenname, aber nicht „Trompeten XYVerein“).
  • Rundmails im Verein nur in Blindkopie und von den in der Verpflichtungserklärung bzw. Verarbeitungsverzeichnis aufgeführten Personen verschicken.
  • Abfrage der Mitglieder: Neueintritte ab dem 25.05.18 müssen mit einem extra Formular mit persönlicher Unterschrift über die Datenschutzordnung des Vereins informiert werden und einverstanden sein. Alle schon bestehenden Mitglieder müssen darüber informiert werden und ggfls. dem Vorsitzenden Bedenken rückmelden.
  • Eine solche Datenschutzordnung muss die Vorstandschaft auf den jeweiligen Verein individuell zugeschnitten erstellen (s. Leitfaden). Sie kann dann entweder in der Satzung fest verankert oder als Satzungsanlage funktionieren. Satzungsänderung auf jeden Fall notwendig.
  • Die Funktionsträger im Verein müssen alle eine Verpflichtungserklärung persönlich unterschreiben (s. Formular ComMusic).
  • Die Vorstandschaft muss ein Verzeichnis erstellen, in dem die Verarbeitungen und Zuständigkeiten der mit den Daten umgehenden festgeschrieben sind (z.B. Vorsitzender Vereinsverwaltung, Kassenwart Bankdaten, etc.), am besten in Tabellenform (s. Mustervorlage).
  • Wenn weniger Personen im Verein mit den personenbezogenen Daten umgehen, braucht der Verein keinen Datenschutzbeauftragten als Amt.

Alle Informationen sind bestmöglichst zusammengestellt, aber ohne Gewähr.

Mai 2018

Andreas Vicinus
stellv. Vorsitzender KMV KL

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